Conditions générales de vente (CGV) de Welle7 Workspace

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(État: janvier 2023)

1. Domaine d’application
a. Les présentes conditions générales de vente (ci-après «CGV») s’appliquent à toutes les réservations effectuées et à tous les contrats conclus (ci-après «réservation») par les clients par téléphone, par écrit, via le site Internet www.welle7.ch/workspace ou au guichet de Welle7 Workspace, Schanzenstrasse 5, 3008 Bern (ci-après «Welle7 Workspace»), exploité par la société Miduca SA, Limmatstrasse 152, 8005 Zurich.
b. Les offres actuellement disponibles ainsi que les prix de Welle7 Workspace sont disponibles sous www.welle7.ch/workspace.
c. Les présentes CGV s’appliquent également aux réservations effectuées au restaurant «the flow». Celles-ci n’ont aucun lien avec les prestations de Welle7 Workspace mentionnées précédemment.
d. Le client accepte les CGV au moment de la réservation. Les conditions générales de vente et les autres documents des clients ainsi que les standards sectoriels qui remplacent, modifient ou complètent les présentes CGV ne produisent aucun effet juridique, même en présence d’une telle indication dans une éventuelle confirmation ou dans la correspondance commerciale.

2. Réservation et conclusion du contrat
a. Une demande de réservation pour une catégorie de salle donnée est considérée comme une offre de conclusion de contrat à Welle7 Workspace. La transmission de la confirmation de réception générée automatiquement via le portail de réservation en ligne, la réception d’un e-mail de confirmation ou l’acceptation d’une offre individuelle entraîne pour le client la naissance d’un contrat contraignant pour cette catégorie de salle. Les modifications du contrat ne sont possibles que conformément au point 3. Dans le cas contraire, le client est lié par le contrat. La confirmation de réservation la plus récente fait foi.
b. Welle7 Workspace est libre de refuser tout ou partie des demandes de réservation sans avoir à en justifier les raisons. Dans ce cas, le client est informé et les paiements éventuels déjà effectués seront remboursés. Toute autre prétention est exclue.
c. L’offre de prestations supplémentaires dépend de la date des réservations et peut varier. Le client peut réserver des repas et des équipements supplémentaires, sous réserve de disponibilité, jusqu’à 60 minutes avant le début de l’événement.
d. Les réservations sont rattachées à la clientèle. La mise à disposition à des tiers des salles réservées par le client (par exemple sous-location ou poursuite de la location) n’est autorisée qu’avec l’accord écrit préalable de Welle7 Workspace. Dans tous les cas, les présentes CGV s’appliquent également au tiers. Le client est solidairement responsable avec le tiers de toutes les prétentions de Welle7 Workspace, notamment des éventuelles demandes de dommages et intérêts.
e. L’attribution des salles est la responsabilité de Welle7 Workspace tandis que celle des places réservées incombe au restaurant «the flow». L’attribution a lieu au début de la location par le client.
f. Le prix de la location des salles comprend l’utilisation des installations sanitaires et du mobilier dans les salles louées, la consommation électrique ainsi que le nettoyage habituel des salles louées. Les autres prestations telles que le catering, le personnel et l’équipement sont indiquées séparément dans la confirmation.
g. Pour les prestations de tiers mandatés par le client dans le cadre de la réservation, Welle7 Workspace occupe uniquement un rôle d’intermédiaire. Les conditions et les modalités des tiers s’appliquent. Les frais correspondants sont facturés avec la facture de réservation par Welle7 Workspace. Welle7 Workspace décline ici toute responsabilité.
h. Il n’existe aucun droit à la réservation d’une salle spécifique. Welle7 Workspace est libre dans le choix de la salle à attribuer dans le cadre de la catégorie de salle réservée. Si la catégorie de salle réservée et/ou d’autres prestations supplémentaires ne sont pas disponibles, le client en sera informé au moins trois jours ouvrables avant la date réservée, et une catégorie de salle ou des prestations supplémentaires équivalentes lui seront proposées. Si le client refuse la catégorie de salle alternative ou les prestations supplémentaires, la réservation est considérée comme annulée. Dans ce cas, le client ne doit payer aucun frais d’annulation. Le client ne peut pas demander de dommages et intérêts ou faire valoir d’autres droits.
i. Le client est tenu d’informer Welle7 Workspace/le restaurant «the flow» au plus tard deux jours ouvrables avant le début de l’événement du nombre définitif de participants et du choix des plats, ainsi que des éventuels souhaits particuliers, allergies et intolérances. Welle7 Workspace/le restaurant «the flow» ne sont pas tenus d’accepter les modifications et les écarts annoncés ultérieurement et peuvent facturer leurs prestations sur la base du nombre de participants initialement annoncé.

3. Conditions d’annulation et de modification de réservation
a. Le client peut annuler la réservation en ligne, par e-mail ou par écrit. En cas d’annulation jusqu’à 3 semaines avant le début de l’événement, aucun frais n’est facturé. Si l’annulation a lieu moins de 3 semaines avant le début de l’événement, le client est redevable de frais d’annulation comme suit:
- Annulation 21-7 jours calendaires avant le début de l’événement = 25% du montant total prévu.
- Annulation 6-2 jours calendaires avant le début de l’événement = 50% du montant total prévu.
- Annulation 48 heures ou moins avant le début de l’événement = 100% du montant total prévu.
b. La rémunération totale prévue se compose de la location de la salle et des prestations de service, y compris le forfait restauration réservé, conformément à la confirmation de la réservation/à l’offre.
c. Si le client a demandé à Welle7 Workspace de lui fournir d’autres prestations externes, celles-ci seront facturées conformément aux conditions d’annulation des tiers mandatés, en plus des frais d’annulation ci-dessus.
d. De plus, le client est tenu de rembourser les éventuelles dépenses non couvertes par les frais d’annulation et occasionnées pour Welle7 Workspace ainsi que les coûts des prestations supplémentaires souhaitées qui ne sont pas encore mentionnées dans la confirmation de réservation.
e. Le client a la possibilité de modifier sa réservation en ligne jusqu’à 60 minutes avant le début de l’événement. Dans ce cas, un changement de réservation pour une catégorie de salle supérieure ou une salle plus grande est généralement possible, dans la mesure des disponibilités. Pour un changement de réservation pour une salle plus petite ou moins chère, les conditions d’annulation mentionnées précédemment s’appliquent au prorata.
f. Tant que le client dispose du droit d’annulation sans dédommagement, Welle7 Workspace a le droit d’annuler la réservation sans dédommagement et sans indication de motif.
g. Welle7 Workspace est en droit de résilier le contrat à tout moment pour des raisons importantes avec effet immédiat, sans obligation de dédommagement. Le client est tenu de payer les frais d’annulation et les autres dépenses et coûts conformément au point 3. Sont notamment considérés comme des motifs importants:
- en cas de force majeure, ni la catégorie de salle réservée ni des salles de remplacement ne peuvent être mises à disposition;
- le client ou les participants à un événement enfreignent le règlement d’utilisation;
- l’événement prévu risque de perturber ou de mettre en danger la sécurité et l’ordre;
- l’événement prévu risque de perturber gravement d’autres clients de Welle7 Workspace ou l’activité commerciale de Welle7 Workspace;
- le client cède l’utilisation des salles à un tiers sans l’accord écrit préalable de Welle7 Workspace (par exemple sous-location ou poursuite de la location).

4. Responsabilité de Welle7 Workspace
a. Welle7 Workspace garantit de fournir les prestations convenues avec soin. Toute responsabilité de Welle7 Workspace est exclue dans la mesure où la loi le permet.
b. Welle7 Workspace ne garantit le fonctionnement de l’infrastructure technique et de l’équipement mis à disposition que dans le cadre des engagements habituels. La responsabilité de Welle7 Workspace est exclue pour les éventuels dommages subis par le client du fait de leur utilisation, par exemple à la suite d’un défaut.
c. Welle7 Workspace décline toute responsabilité pour les dommages résultant de l’utilisation de systèmes de transmission de données, tels que l’accès à Internet, le WIFI, etc.
d. Par ailleurs, Welle7 Workspace décline toute responsabilité ou obligation de protection pour les objets apportés par les clients et les participants à leur événement (tels que les ordinateurs portables, les projecteurs, les objets personnels, les documents, etc.) et exclut toute responsabilité pour de tels objets, notamment en cas de vol ou de dommages.

5. Responsabilités, notamment du client
a. Le client est responsable de souscrire une couverture d’assurance suffisante. Le client utilise les salles de Welle7 Workspace à ses propres risques.
b. Le client certifie connaître et respecter à tout moment les dispositions légales et réglementaires qui lui sont applicables et, le cas échéant, à se procurer en temps utile et à ses frais les autorisations nécessaires à l’événement. Le client s’engage en particulier à respecter les dispositions légales relatives à la concurrence déloyale, aux opérations bancaires et financières ainsi qu’aux loteries et aux jeux de hasard. Le client est tenu d’indemniser intégralement Welle7 Workspace en cas de revendications éventuelles de tiers suite à une utilisation illicite des salles ou de l’équipement technique, notamment de la technologie de communication (accès Internet, WIFI, etc.), y compris les éventuels frais de justice.
c. Le client est par ailleurs responsable de tous les dommages ou salissures excessives causés par lui-même, ses collaborateurs, ses auxiliaires ou les participants à son événement, par exemple en cas de dépassement du nombre maximal de participants convenu, aux salles et à l’infrastructure mobile et immobilière de Welle7 Workspace, ainsi qu’en cas de vol de matériel et de mobilier de Welle7 Workspace. Welle7 Workspace peut facturer au client les frais de réparation, de remplacement, d’élimination et de nettoyage.
d. Le client est responsable d’assurer ses biens et son risque lié à la responsabilité vis-à-vis de ses propres collaborateurs et de tiers.
e. Si les salles sont inutilisables temporairement pour des raisons qui relèvent de la responsabilité du client, celui-ci est responsable vis-à-vis de Welle7 Workspace du manque à gagner et des autres dommages consécutifs.

6. Utilisation des installations de l’espace de travail
a. Le client est tenu de respecter dans les salles de Welle7 Workspace les directives officielles en vigueur (par exemple règles d’hygiène) ainsi que les directives et le règlement d’utilisation de Welle7 Workspace. La fréquentation des salles de Welle7 Workspace est interdite aux clients ainsi qu’aux participants présentant des symptômes de maladie, en cas de suspicion de contamination par des agents pathogènes transmissibles et/ou de quarantaine imposée (par les autorités ou par le client lui-même). Le risque de contagion ne peut être totalement exclu, même si les règles d’hygiène sont respectées. Welle7 Workspace décline ici toute responsabilité.
b. Le client n’a pas le droit de dépasser le nombre maximal de participants indiqué dans la confirmation de réservation sans l’autorisation écrite préalable de Welle7 Workspace.
c. Welle7 Workspace met les salles à la disposition du client, y compris l’équipement technique de conférence, conformément à la confirmation de réservation et pour la durée d’utilisation convenue. En cas de dépassement de la durée d’utilisation convenue, le client est redevable d’une rémunération correspondante, calculée au prorata sur la base de la liste de prix actuelle de Welle7 Workspace. Sous réserve de disponibilité, le client a la possibilité de prolonger sur place la durée d’utilisation des salles louées.
d. Les salles, y compris l’équipement technique de conférence, sont considérées comme réceptionnées en parfait état si le client n’effectue aucune réclamation lors de la réception. Toute réclamation ultérieure est exclue. L’utilisation des salles se fait aux risques et périls de l’utilisateur.
e. Il est interdit au client d’apporter toute modification aux salles; il est en outre tenu de laisser en bon état toutes les zones de Welle7 Workspace ainsi que les appareils, les équipements, les installations et les meubles dont il fait usage (en particulier, il doit se débarrasser à ses frais des objets qu’il a apportés). Les frais de nettoyage et d’élimination supplémentaires seront facturés au client par Welle7 Workspace. Le client est responsable de tout dommage causé à la propriété de Welle7 Workspace.
f. Welle7 Workspace se réserve le droit d’autoriser ses collaborateurs à pénétrer dans la salle pendant la durée de la location de la salle. Dans la mesure du possible, le client en sera informé au préalable. Les collaborateurs de Welle7 Workspace sont tenus de garder le secret sur les activités commerciales du client.
g. Welle7 Workspace ne garantit pas le fonctionnement des appareils apportés par le client. En cas de problème avec l’équipement du client, l’utilisation de l’équipement technique interne de Welle7 Workspace n’est pas garanti en l’absence de réservation préalable. Welle7 Workspace s’efforce toutefois de mettre ses équipements à disposition dans un tel cas de figure. L’équipement technique utilisé est alors facturé conformément à la liste de prix actuelle et les frais de personnel sont facturés en sus au client.
h. Le client est tenu de se conformer aux directives anti-incendie applicables aux événements. Il est strictement interdit de fumer dans toutes les salles de Welle7 Workspace, sauf dans les espaces spécialement prévus à cet effet. L’utilisation de foyers ouverts est interdite dans toutes les salles. Le client s’engage à maintenir en tout temps les voies d’évacuation, les issues de secours ainsi que les escaliers, les couloirs et les sorties qui servent de voies d’évacuation dégagés et dans un état sûr.

7. Rémunération et conditions de paiement
a. Les prix s’entendent en francs suisses, taxe sur la valeur ajoutée (TVA) incluse. Les factures de Welle7 Workspace sont payables dans les 30 jours calendaires suivant la date de facturation, sans déduction supplémentaire (escompte).
b. En cas d’achat payable à la facture, le client doit être domicilié en Suisse ou au Liechtenstein. Si le client est en retard de paiement, Welle7 Workspace se réserve le droit de facturer les intérêts de retard légaux ainsi que des frais de rappel. Tous les frais liés à l’obtention du règlement de créances en souffrance sont à la charge du client.
c. Welle7 Workspace peut charger des tiers du recouvrement et est autorisée à transférer à des tiers les créances de facturation ou le droit de réceptionner les paiements conformément aux dispositions. Les frais de transfert à un prestataire de services de recouvrement (au plus tôt à partir du second rappel écrit) sont intégralement à la charge client. Les frais de traitement les plus récents sont disponibles sur www.fairpay.ch. 

8. Protection des données
a. Le client a accès à ses données de base (nom, adresse, téléphone, coordonnées bancaires, etc.) ainsi qu’aux informations sur ses réservations, en cours et récentes, et peut les gérer via son compte client protégé par un mot de passe, créé lors de son inscription sur le site Internet de Welle7 Workspace. Le client s’engage à traiter les données d’accès personnelles de manière confidentielle et à ne pas les rendre accessibles à des tiers non autorisés. Welle7 Workspace décline toute responsabilité en cas d’utilisation abusive des données d’accès. Le client est tenu de fournir des données complètes et correctes et de communiquer immédiatement toute modification à Welle7 Workspace.
b. Le traitement des données personnelles en rapport avec les réservations de Welle7 Workspace est soumis à la déclaration de protection des données du groupe Migros. La déclaration de protection des données décrit le traitement des données personnelles par Migros, entre autres en rapport avec les réservations de Welle7 Workspace, et contient en particulier des indications sur les raisons du traitement des données personnelles, sur leur modalité de transmission au sein du groupe Migros et sur les droits des personnes concernées par rapport à leurs données personnelles. La déclaration de protection des données peut être consultée en ligne, actuellement sur migros.ch/fr/protection-des-donnees.html. En effectuant une réservation, le client accepte le traitement de ses données personnelles afférentes conformément à la déclaration de protection des données.

9. Enregistrements vidéo et audio
Les enregistrements vidéo ou audio ne peuvent être réalisés en dehors des salles louées qu’avec l’accord explicite de Welle7 Workspace.

10. Modifications de l’offre, des prix et des conditions générales de vente
Welle7 Workspace se réserve le droit de modifier à tout moment l’offre, les prix ainsi que les CGV. La version en vigueur au moment de la réservation est déterminante. Elle ne peut pas être modifiée de manière unilatérale pour la commande en question.

11. Clause de divisibilité
Si une disposition de ces CGV devait s’avérer nulle ou incomplète ou si son application devait être impossible, la validité des autres parties n’en sera pas affectée. Les parties s’engagent dans un tel cas à remplacer la disposition nulle par une autre qui permet de parvenir à l’objet du contrat prévu d’une manière conforme au droit et se rapproche par son contenu le plus possible de l’intention initiale. Il en va de même en cas de lacune.

12. Droit applicable et for
Toutes les relations juridiques avec Welle7 Workspace sont régies par le droit matériel suisse, à l’exclusion totale du droit des conflits de lois et de la Convention des Nations unies sur les contrats de vente internationale de marchandises du 11 avril 1980.

Le for exclusif pour tous les litiges découlant de ou en rapport avec les présentes CGV ainsi que les réservations est Zurich, Suisse.